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兰州工业学院会计档案管理办法

更新于:2020-04-30 作者: 点击:

兰州工业学院会计档案管理办法

第一章    

第一条  为了加强会计档案管理,提升财务管理水平,根据《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》,结合我校实际,制定本办法。

第二条  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济活动的重要史料和证据。会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证;会计账簿包括总账、明细账、往来账、现金日记账、银行存款日记账等;财务报告包括月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、财务状况说明书等;其他会计档案包括教职工工资表、学生奖助金发放表、各类收费票据存根、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册和销毁清册,各种财务数据软盘,有关经济合同等会计专业资料。

第三条  财务人员必须重视和加强会计档案管理工作,建立、健全会计档案的立卷、装订、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。

第二章  会计档案归档及销毁程序

第四条  学校财务处及独立核算的二级财务部门每年形成的会计档案,都必须按照《会计档案管理办法》的要求,由专人负责整理立卷、装订成册,并由装订人和财务负责人签章。会计档案必须反映学校财务管理、会计活动的全过程,并保证完整、准确、系统。会计凭证必须由制单、出纳、稽核及财务负责人签章,凭证编号必须完整、连续;会计账簿扉页必须加注“经办人员一览表”和“账户目录”并加盖银行预留印鉴,账簿编号必须完整、连续;财务报告必须装订成册,连续编号,并由编报人、财务负责人和主管财务的校领导签章并加盖学校公章;其他会计档案资料必须装订成册、连续编号并在封面加盖财务处公章。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年。保管期满后,原则上应由财务部门编制会计档案移交清册移交学校档案部门统一保管。

第五条  学校档案部门接收保管会计档案时,原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财务部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

第六条  学校档案部门必须对会计档案进行妥善保管,做到存放有序,查找方便。同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、泄密和丢失。

第七条  会计档案原则上不得借出,如情况特殊确需借出的,须经财务负责人批准方可借出,必须严格办理借出登记手续,借出期间要妥善保管,严禁涂画、拆封、抽换和丢失会计档案,并应限期归还。学校档案管理部门应建立健全会计档案查阅、复制登记制度,未经财务负责人批准,任何人不能擅自查阅、复印、借出会计档案。

第八条  会计档案保管期满需要销毁时,由学校档案部门提出意见,会同财务处共同鉴定,严格审查,编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,报学校主管财务的校领导批准并签署意见后方可销毁。

第九条  销毁会计档案时,应由档案部门和财务处共同派员监销。监销人员在销毁会计档案时,应当认真清点核对并在销毁清册上签名盖章。

第十条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时再行销毁。单独抽出的会计档案应当在保管清册和销毁清册中列明。

第十一条  采用电算会计核算的,应当定期备份电子数据,并打印出纸质会计账簿归档保存。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十二条  会计档案保管期限分为永久和定期两类。保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。永久,即是指会计档案须永久保存;定期,是指会计档案保存应达到法定的时间(具体保管期限见附件)。

第三章    

第十三条  本办法自2020年1月1日起实施。

    第十四条  本办法由财务处负责解释。